Resistenz durch Daten – Immobilienunternehmen können Multikrisen trotzen

(Wuppertal, 14. März 2023). 2023 wird das Jahr der Digitalisierung in der Immobilienbranche. Jetzt aber wirklich? – werden einige resigniert fragen. Zumindest was das Thema Daten, Dateien und Dokumentenmanagement angeht, denn die bilden die Grundlage für jedes digitale, agile Unternehmen. „Die Notwendigkeit, zu digitalisieren, ist in der Immobilienwelt viel später angekommen, als in vielen anderen Branchen. Erst die aktuelle Lage aus Multikrisen zwingt Asset Manager, Entwickler und Property Manager förmlich dazu, ihre Strategien zu überdenken“, sagt Patrick Penn, Gründer und Geschäftsführer der docunite GmbH.  Er ist davon überzeugt: Eine solide, digitale Daten- und Dokumentenbasis ist eine absolute Grundlage und der wichtigste Baustoff für langfristigen Erfolg und Wachstum.

Agieren statt reagieren – der nächsten Krise immer einen Schritt voraus

Die Welt verändert sich anders und schneller als erwartet. Verschiedene Krisen entwickeln sich parallel und in unterschiedlichen Geschwindigkeiten: So kommen zum Fachkräftemangel höhere Rohstoff- und Energiekosten, Inflation und steigende Zinsen. Der JLL-Wertentwicklungsindex Victor für Top-Bürohäuser ist beispielsweise in den deutschen Metropolen so stark gesunken wie noch nie. So haben die Werte im Jahresverlauf 2022 um 11,2 Prozent nachgegeben. Immobilienunternehmen befinden sich seit Corona dauerhaft im Krisenmodus. „Egal ob steigende Preise oder Materialknappheit, darauf muss ich als Unternehmen schnell und flexibel reagieren können. Was bedeutet das für interne Strukturen? Nur, wenn ich meine Dokumente und Daten jederzeit in hoher Qualität ohne größere Sucherei zur Hand habe, kann ich flexibel Assets kaufen oder verkaufen, Projekte transparent gestalten, Prozesse straffen. Und bin so der nächsten Krise immer einen Schritt voraus. Eine digitale Datenstrategie und ein darauf aufbauendes Dokumentenmanagement setzen genau hier an. Sie bilden die Grundlage für jede Entscheidung“, sagt Digitalisierungsexperte Penn.

Gewährleistungsansprüche durchsetzen

In herausfordernden Zeiten suchen Immobilienunternehmen nach Wegen, um ihre Margen zu schützen. Ein Dauerbrenner beim Asset und Property Management ist das Thema Gewährleistung. Gewährleistungsansprüche werden häufig nicht fristgerecht oder gar nicht geltend gemacht, so dass Sanierungskosten einzelner Gewerke zusätzlich anfallen. Dabei geht Gewerbeimmobilien-Bestandshaltern so viel Geld verloren. „Oft liegt das Wissen hierüber bei einzelnen Mitarbeitern oder gar externen Partnern für das Property Management. Falls diese ein Unternehmen verlassen oder der externe Property Manager gewechselt wird, weiß  niemand mehr, wer jetzt wie verpflichtet ist. Oder, wenn Dateien und Dokumente gar nicht auffindbar oder nicht schnell genug verfügbar sind, laufen teilweise einfach Fristen ab. Dann hat der Bestandshalter oder Property Manager das Nachsehen und bleibt auf den Kosten sitzen und die Portfolio Performance sinkt“, weiß der docunite Geschäftsführer. Auch hier kann ein systematisches DMS Transparenz bringen und Abhilfe schaffen. 

Ehrlicher über Digitalisierung sprechen

Die Immobilienbranche braucht digitale Lösungen, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind und gleichzeitig Standards etablieren. Das trifft insbesondere auf große Unternehmen zu, die Immobilien in allen Lebenszyklusphasen managen müssen. „Software-Anbieter haben in der Vergangenheit viele Versprechungen abgegeben, die zu übersteigerten Erwartungshaltungen geführt haben, welche nicht eingehalten wurden und verbrannte Erde hinterlassen haben“, sagt Penn und fordert: „Wir müssen ehrlicher über die Digitalisierung sprechen. Ehrlicher in unseren Erwartungen an eine Lösung. Ehrlicher in dem, was eine Lösung leisten kann. Und ehrlicher darüber, wie der Weg in eine digitale Immobilienwirtschaft aussieht. Denn erfolgreiche digitale Projekte haben immer eines gemeinsam: Eine ehrliche Zusammenarbeit zwischen Anbieter und Kunde mit einem gemeinsamen Ziel und den Anwendern im Fokus.“