Wuppertal (7. November 2023). Fehlende Befugnisse und Ressourcen, schleppende Kommunikation, Ungeduld und Ziellosigkeit: Die Digitalisierung in Immobilienunternehmen scheitert laut einer Analyse von docunite oft an denselben Stolpersteinen. „Je besser Unternehmen die Hürden vorab kennen, desto besser können sie neue Digitalprozesse wie ein digitales Dokumentenmanagement-System einführen“, sagt docunite-Gründer Patrick Penn.
Erstens: Projektleiter – allein zu Haus
Der Verantwortliche für die digitale Evolution und die Digital-Strategie im Haus erhält oftmals keine weitreichenden Befugnisse und personelle Ressourcen. So gelingt es ihm nicht, Deadlines zu setzen und einzuhalten. Er arbeitet gegen Widerstände von Mitarbeitern aus den Fachbereichen und ihren Gewohnheiten, denn er findet nicht genügend Mitstreiter, die das Projekt Digitalisierung unterstützen. Dies passiert insbesondere dann, wenn die Projektleitung auf Ebene der IT angesiedelt ist und von den Fachbereichen als Administrator verstanden wird. „Laut der PropTech-Germany-Studie 2023 haben nur knapp über 60 Prozent aller Branchen-Unternehmen einen Digitalisierungsbeauftragten. Ohne eine solche Person und ihre maßgeblichen Kompetenzen und Befugnisse bleibt das Projekt im Ansatz stecken“, bestätigt Patrick Penn.
Zweitens: Mangelhafte Kommunikation
Immer wieder werden Mitarbeiter in den Fachabteilungen nicht ausreichend informiert und rechtzeitig in das Digitalisierungsprojekt einbezogen. Verantwortlich dafür ist neben dem Projektleiter vor allem die Geschäftsführung. Die mangelhafte Kommunikation führt laut docunite wiederum zu Ängsten oder zu falschen Erwartungshaltungen bezüglich der Digitalisierung als Heilsbringer. Am Ende kommt es zu Frustration und Demotivation oder es entsteht eine „weiter-wie-bisher“-Haltung der Mitarbeiter. Bestehende Abteilungen versuchen gewohnte Prozesse und Arbeitsgewohnheiten aus falscher Angst vor Neuem zu schützen.
Drittens: Überstürzter Anfangs-Aktionismus
Immer wieder starten die Teams zu hoch motiviert, überhastet und unter Zeitdruck in die Digitalisierungs-Kampagne. Dann kommt es zu typischen Fehlern wie, dass es an Bewusstsein für die eigenen Mitwirkungspflichten fehlt. Eine gute und intensive Vorbereitung dagegen spart Zeit und Nerven. Penn: „Außerdem ist es wichtig, dass Grundsatzentscheidungen nicht zu schnell hinterfragt werden. Digitalisierung ist komplex, aber ein Brett, dass sich durchbohren lässt. Bei der Digitalisierung ist es wie an der Börse: Hin und her macht Taschen leer.“
Viertens: Unklar priorisierte Ziele
Was ist vordringlich: Stranded Assets vermeiden? Mieterträge vorausberechnen? Oder das Datenchaos beseitigen? Digitalisierungswillige Unternehmen müssen ihre Ziele priorisieren. Dann erst weiß das Unternehmen, wo es zuerst ansetzen muss, um von Anfang an Erfolge bei der Digitalisierung zu erreichen. „Ohne erste, zeitnahe Maßnahmen und Erfolge geht vielen Digitalisierungs-Projekten die Luft aus und die Motivation nimmt ab“, warnt docunite-Geschäftsführer Patrick Penn.
Digitalisierungsversuche sind limitiert
Werden diese vier Hürden nicht umschifft, wächst die Gefahr, dass Digitalisierungsprojekte im Unternehmen im Sande verlaufen. Das kostet nicht nur Geld, sondern gefährdet das gesamte Unternehmen. Sämtliche Herausforderungen wie ESG oder Investitionsentscheidungen fußen auf relevanten Daten. Darüber hinaus verlieren genervte Mitarbeiter mit jedem gescheiterten Digitalisierungsanlauf das grundsätzliche Vertrauen in digitale Lösungen. „Die Anzahl der Versuche ist begrenzt, weil früher oder später Motivation und finanzielle Ressourcen ausgehen“, so Patrick Penn.
Eine erfolgreich durchgeführte Digitalisierung hilft dagegen, Kosten zu senken und personelle Ressourcen effizienter einzusetzen. Während einer einzigen Immobilien-Transaktion häufen sich tausende Dokumente an. Wird das Dateien- und Dokumenten-Management vereinheitlicht, zentralisiert und transparent, kann das Unternehmen schnellere Entscheidungen treffen und Transaktionen beschleunigen.
Digital geht schneller: Pro Transaktion fallen 7000 Dokumente an
„Die Einführung einer digitalen Lösung kann den Unternehmenserfolg enorm beeinflussen, gerade in Krisenzeiten. Derzeit stürzen vielerorts die Immobilienpreise in den Keller und die Margen für Makler und Verkäufer sinken, daher müssen die Unternehmen effizienter arbeiten“, erläutert docunite-Gründer Patrick Penn. „Außerdem macht die Erfassung von Objektdaten den Einsatz von künstlicher Intelligenz überhaupt erst möglich“. Mit dieser, so Patrick Penn, können Immobilienexperten in Zukunft mit ihrem Dokumentenbestand chatten, tiefere Einblicke in ihre Portfolien erlangen und schneller bessere Entscheidungen treffen.