(Wuppertal, 20. September 2023) Eine umfassende, strukturierte Digitalisierung ist die Grundlage, damit Immobilienunternehmen von künstlicher Intelligenz profitieren. Denn: Nur wenn Daten und Dokumente systematisch digital erfasst sind, kann KI überhaupt arbeiten. Damit das gelingt, müssen zu Beginn jedes Digital-Projektes alle Beteiligten zusammenkommen. Das auf die Immobilienbranche spezialisierte SaaS-Unternehmen docunite empfiehlt für diesen Schritt einen gemeinsamen Workshop: „Zu diesem Anlass kommen alle Fachabteilungen an einen Tisch, legen bisherige Schwachstellen offen und erarbeiten Lösungen. Wichtig ist, dass am Anfang der Digitalisierung alle an einem Strang ziehen“, sagt docunite Geschäftsführer Patrick Penn.
Ohne die Einbeziehung aller Fachabteilungen scheitern Digital-Projekte häufig. Oft werden neue Tools von der Geschäftsleitung oder der IT eingeführt. Doch die Fachabteilungen nutzen sie gar nicht oder uneinheitlich. Gut gemeinte Ansätze verpuffen, denn die Lösungen gehen am Bedarf vorbei. Patrick Penn vom DMS-Anbieter docunite prophezeit: „Nur wer die Probleme und Ziele aller im Unternehmen versteht, kann mit der Digitalisierung erfolgreich sein.“
Ein Workshop, der Betroffene zu Verbündeten macht
Im Workshop analysieren alle Mitarbeiter planvoll und fachbereichsübergreifend Probleme und definieren gemeinsam Ziele. „Sie werden sehen: Das Event motiviert und stärkt den Teamgeist“, weiß Penn aus eigener Erfahrung mit Veranstaltungen dieser Art. „So entsteht ein hohes Maß an Verständnis und das notwendige Commitment. Es macht Betroffene zu Beteiligten und Verbündeten“.
Workshop-Teilnehmer sind die Geschäftsführung sowie Mitarbeitende aus allen Bereichen wie Asset-, Fonds-, Property- und Projektmanagement. An den Konferenztisch gehören selbstverständlich auch der IT-Leiter oder der CTO, denn: Bei der Umsetzung müssen sie alle Teams technisch wie strategisch unterstützen. Last but not least wird eine fachbereichsübergreifende Projektleitung involviert.
Aus Wünschen werden Ziele
Zu Anfang kommen Fragen auf den Tisch. Die Teams diskutieren, wo sie die größten Probleme im Unternehmen sehen: zum Beispiel Probleme mit der Datenablage, der Auffindbarkeit, der Datenqualität oder den Daten-Doubletten.
Sind Problemstellungen definiert, lassen sich Ziele herausarbeiten. Solche Ziele können allgemein verfasst sein, zum Beispiel ‚Dokumente schneller auffinden und Transaktionen beschleunigen‘. Konkretere Ziele heißen beispielsweise ‚Dokumenten-Vorlagen für Verträge erstellen und automatisiert anpassen‘ oder ‚mit der KI Prognostizierbare Mietverträge oder Wertgutachten erstellen‘.
Im nächsten Schritt definiert jeder Fachbereich seine Top-3 unter den Zielen und setzt sie auf eine Matrix zwischen Relevanz und Dringlichkeit. Daraufhin bewerten die Teams, mit welchen der Top-3-Zielen sie besonders schnelle Erfolge erwarten. Vorgefertigte Checklisten für den Workshop helfen, schneller zu Ergebnissen zu kommen.
Stehen die Ziele, gilt es, Strategie, Timing und Ressourcen einzuplanen. Am Ende des Tages steht ein Leitfaden als Navigationssystem zu einer strukturierten Digitalisierung.
Ein detaillierteres Programm für den Workshop sowie weitere Schritte zur Digitalisierung enthält dieses Workbook von docunite: https://bit.ly/44VXz61
Am Ende des Tages: der Fahrplan ins Digitale
Gibt es für das Projekt Digitalisierung eine Strategie, können alle Unternehmens-Daten und Dokumente in ein zentrales Dokumentenmanagement-System migriert werden. „Dieses System vereinfacht und beschleunigt Immobilien-Transaktionen enorm“, weiß docunite-Geschäftsführer Patrick Penn. Der Grund: Mit einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) existieren wichtige Dokumente nur noch in einer Version. Jeder Zugangsberechtigte arbeitet mit dem aktuellsten Stand.
Jetzt kommt KI ins Spiel: Mit ihrer Hilfe strukturiert die Plattform relevante Objektdateien wie Mietverträge, ESG-Nachweise oder Transaktions-Dokumente transparent. Vorbei sind die Zeiten der unübersichtlichen Ordner-Strukturen, die in den Fachabteilungen über Jahrzehnte hinweg wuchsen und wucherten.
Digitalisierung: heute ein Muss, morgen das Plus
KI bleibt nicht stehen, sie lernt ständig dazu. Bald generieren die Systeme Standarddokumente wie etwa Mietverträge automatisch – per Mausklick oder Zuruf. „Schon morgen werden beispielsweise Property- oder Asset-Manager mit einem Programm wie ChatGPT oder BARD wie mit Kollegen kommunizieren“, erklärt Patrick Penn und nennt ein Beispiel: „Fragen Sie: ‚Welche Mietverträge enthalten Indexierungen?‘, spuckt die KI sekundenschnell die Antwort aus, wenn die Hausaufgaben bezüglich Datenverfügbarkeit- und qualität gemacht wurden.“.
Penns Resümee lautet optimistisch: „Mit all ihren Möglichkeiten wird die KI zum virtuellen Sparringspartner des Asset Managers und zum Wettbewerbsvorteil jedes nutzenden Unternehmens. Am Anfang steht der Workshop, das Ziel ist das digitalisierte, wettbewerbsfitte Immobilienunternehmen“.